Hàm (function) trong excel

I. ĐỊNH NGHĨA HÀMHàm là một thành phần của dữ liệu loại công thức và được xem là những công thức
được xây dựng sẵn nhằm thực hiện các công việc tính toán phức tạp.
Dạng thức tổng quát: <TÊN HÀM> (Tham số 1, Tham số 2,...)Trong đó: <TÊN HÀM> là tên qui ước của hàm, không phân biệt chữ hoa hay thường
Các tham số: Đặt cách nhau bởi dấu "," hoặc ";" tuỳ theo khai báo trong Control Panel
(xem phần khai báo môi trường - chương II)Cách nhập hàm: Chọn một trong các cách:
- C1: Chọn lệnh Insert - Function
- C2: Ấn nút Insert Function trên thanh công cụ
- C3: Gõ trực tiếp từ bàn phím

II. CÁC HÀM THÔNG DỤNG1. Nhóm Hàm xử lý số:a. Hàm ABS:- Cú pháp: ABS(n)
- Công dụng: Trả về giá trị tuyệt đối của số n
- Ví dụ: ABS(-5) ® 5b. Hàm SQRT:- Cú pháp: SQRT(n)
- Công dụng: Trả về giá trị là căn bật hai của số n
- Ví dụ: SQRT(9) ® 3c. Hàm ROUND:- Cú pháp: ROUND(m, n)
- Công dụng: Làm tròn số thập phân m đến n chữ số lẻ. Nếu n dương thì làm tròn
phần thập phân. Nếu n âm thì làm tròn phần nguyên.
- Ví dụ 1: ROUND(1.45,1) ® 1.5
- Ví dụ 2: ROUND(1.43,1) ® 1.4
- Ví dụ 3: ROUND(1500200,-3) ® 1500000
- Ví dụ 4: ROUND(1500500,-3) ® 1501000d. Hàm INT:- Cú pháp: INT(n)
- Công dụng: Trả về giá trị là phần nguyên của số thập phân n
- Ví dụ: INT(1.43) ® 1e. Hàm MOD:- Cú pháp: MOD(m,n)
- Công dụng: Trả về giá trị phần dư của phép chia số m cho số n
- Ví dụ: MOD(10,3) ® 12. Nhóm hàm xử lý dữ liệu chuỗi:a. Hàm LOWER:- Cú pháp: LOWER(s)
- Công dụng: Chuyển tất cả các ký tự trong chuỗi s sang chữ thường.
- Ví dụ: LOWER(“ExCeL”) ® “excel”b. Hàm UPPER:- Cú pháp: UPPER(s)
- Công dụng: Chuyển tất cả các ký tự trong chuỗi s sang chữ hoa.
- Ví dụ: UPPER(“ExCeL”) ® “EXCEL”c. Hàm PROPER:- Cú pháp: PROPER(s)
- Công dụng: Chuyển tất cả các ký tự đầu của mỗi từ trong chuỗi s sang chữ hoa
và các ký tự còn lại là chữ thường.
- Ví dụ: PROPER(“MiCRosoFt ExCeL”) ® “Microsoft Excel”d. Hàm LEFT:- Cú pháp: LEFT(s, n)
- Công dụng: Trích ra n ký tự của chuỗi s kể từ bên trái.
- Ví dụ: LEFT(“EXCEL”,2) ® “EX”e. Hàm RIGHT:- Cú pháp: RIGHT(s, n)
- Công dụng: Trích ra n ký tự của chuỗi s kể từ bên phải.
- Ví dụ: RIGHT(“EXCEL”,2) ® “EL”f. Hàm MID:- Cú pháp: MID(s, m, n)
- Công dụng: Trích ra n ký tự của chuỗi s kể từ vị trí thứ m.
- Ví dụ: MID(“EXCEL”,3,2) ® “CE”g. Hàm LEN:- Cú pháp: LEN(s)
- Công dụng: Trả về giá trị là chiều dài của chuỗi s.
- Ví dụ: LEN(“EXCEL”) ® 5h. Hàm TRIM:- Cú pháp: TRIM(s)
- Công dụng: Trả về chuỗi s sau khi đã cắt bỏ các ký tự trống ở hai đầu.
- Ví dụ: TRIM(“ EXCEL ”) ® “EXCEL”
@ Chú ý: Nếu các hàm LEFT, RIGHT không có tham số n thì Excel sẽ hiểu n=1.3. Nhóm hàm thống kê:
a. Hàm COUNT:- Cú pháp: COUNT(phạm vi)- Công dụng: Đếm số ô có chứa dữ liệu số trong phạm vi.
- Ví dụ: Để đếm số nhân viên trong bảng dưới thì dùng công thức:
COUNT(E2:E6) ® 5b. Hàm COUNTA:- Cú pháp: COUNTA(phạm vi)- Công dụng: Đếm số ô có chứa dữ liệu trong danh sách List.
- Ví dụ: Để đếm số nhân viên trong cột C ở bảng trên thì dùng công thức:
COUNT(C2:C6) ® 4c. Hàm COUNTIF:- Cú pháp: COUNTIF(phạm vi, điều kiện)- Công dụng: Đếm số ô thỏa mãn điều kiện trong phạm vi.
- Ví dụ: Để đếm số nhân viên thuộc phòng Kế toán (xem bảng ở mục a) thì dùng
công thức:
COUNTIF(D2:D6, “Kế toán”) ® 3
@ Chú ý: Trừ trường hợp điều kiện là một con số chính xác thì các trường hợp còn lại
đều phải bỏ điều kiện trong một dấu ngoặc kép.Ví dụ 1: Đếm số nhân viên có Lương CB là 1.000.000
COUNTIF(E2:E6,1000000) ® 2Ví dụ 2: Đếm số nhân viên có Lương CB nhỏ hơn 1.000.000
COUNTIF(E2:E6,”<1000000”) ® 2d. Hàm MAX:- Cú pháp: MAX(phạm vi)- Công dụng: Trả về giá trị là số lớn nhất trong phạm vi.
- Ví dụ: Để biết Lương CB cao nhất (xem bảng ở mục a) thì dùng công thức:
MAX(E2:E6) ® 1.200.000e. Hàm MIN:
- Cú pháp: MIN(phạm vi)- Công dụng: Trả về giá trị là số nhỏ nhất trong phạm vi.
- Ví dụ: Để biết Lương CB thấp nhất (xem bảng ở mục a) thì dùng công thức:
MIN(E2:E6) ® 800.000f. Hàm AVERAGE:- Cú pháp: AVERAGE(phạm vi)- Công dụng: Trả về giá trị là trung bình cộng của các ô trong phạm vi.
- Ví dụ: Để biết mức lương trung bình (xem bảng ở mục a) thì dùng công thức:
AVERAGE(E2:E6) ® 980.000g. Hàm SUM:- Cú pháp: SUM(phạm vi)
- Công dụng: Trả về giá trị là tổng các ô trong phạm vi
- Ví dụ: Để tính tổng Lương CB của tất cả các nhân viên (xem bảng ở mục a):
SUM(E2:E6) ® 4.900.000h. Hàm SUMIF:- Cú pháp: SUMIF(vùng chứa điều kiện, điều kiện, vùng cần tính tổng)- Công dụng: Hàm dùng để tính tổng có điều kiện. Chỉ những ô nào trên vùng
chứa điều kiện thoả mãn điều kiện thì sẽ tính tổng những ô tương ứng trên vùng cần
tính tổng.
- Ví dụ: Tính tổng Lương CB của nhân viên phòng Kế toán (xem bảng ở mục a):
SUMIF(D2:D6, “Kế toán”, E2:E6) ® 3.000.0004. Hàm xếp vị thứ (RANK)- Cú pháp: RANK(X, Khối, n)- Công dụng: Xếp vị thứ cho giá trị X trong khối. Trong đó, n là tham số qui định cách
sắp xếp:
+ Nếu n = 0 (hoặc không có tham số này) thì kết quả sắp xếp theo kiểu lớn đứng
trước, nhỏ đứng sau
+ Nếu n khác 0 thì kết quả sắp xếp theo kiểu nhỏ đứng trước, lớn đứng sau
- Ví dụ 1: Để xếp vị thứ cho các học sinh trong bảng dưới thì tại ô D2 gõ công thức
sau:

5. Nhóm hàm xử lý dữ liệu logic:Dữ liệu logic là loại dữ liệu mà chỉ chứa một trong hai giá trị True (đúng) hoặc False
(sai).a. Hàm IF:- Cú pháp: IF(biểu thức điều kiện, giá trị 1, giá trị 2)- Công dụng: Hàm tiến hành kiểm tra biểu thức điều kiện:
+ Nếu biểu thức điều kiện là True (đúng) thì trả về giá trị 1.
+ Ngược lại, nếu biểu thức điều kiện là False (sai) thì trả về giá trị 2.
- Ví dụ 1: Hãy điền giá trị cho cột kết quả. Biết rằng: Nếu điểm thi lớn hơn hoặc
bằng 5 thì ghi “Đậu”. Ngược lại thì ghi “Hỏng”IF(B2>=5, "Đậu", "Hỏng")- Ví dụ 2: IF(2>3,”Sai”, “Đúng”) ® “Đúng”@ Chú ý:
v Hàm IF dùng để chọn 1 trong 2 lựa chọn nhưng nếu phải chọn nhiều hơn 2 lựa
chọn thì dùng hàm IF theo kiểu lồng nhau.Ví dụ 3: Hãy điền giá trị cho cột xếp loại trong bảng dưới. Biết rằng: Nếu ĐTB
>=9 thì ghi “Giỏi”, nếu ĐTB >=7 thì ghi “Khá”, nếu ĐTB >=5 thì ghi “TB”, còn lại thì ghi
“Yếu”. 

v Biểu thức điều kiện của hàm IF luôn phải có kết quả trả về 1 trong 2 giá trị True
(đúng) hoặc False (sai).Ví dụ 4: IF(“A”=“B”, ”C”, ”D”) ® “D”
Ví dụ 5: IF(“A”, ”B”, ”C”) ® Lỗi #VALUE
v Trong hàm IF, nếu không có đối số thứ 3 thì khi biểu thức điều kiện sai hàm sẽ
trả về giá trị False.
Ví dụ 6: IF(2<3, ”Sai”) ® “Sai”
Ví dụ 7: IF(2>3, “Sai”) ® FALSEb. Hàm AND:- Cú pháp: AND(biểu thức điều kiện 1, biểu thức điều kiện 2,...)- Công dụng: Hàm trả về giá trị True (đúng) nếu tất cả các biểu thức điều kiện đều
đúng và trả về giá trị False (sai) khi có ít nhất một biểu thức điều kiện sai. 

- Ví dụ: Hãy điền giá trị cho cột kết quả trong bảng dưới. Biết rằng:
Nếu tổng điểm>=10 và điểm Anh văn>=5 thì ghi “Đậu”
Các trường hợp còn lại thì ghi “Hỏng”.
IF(AND(B2>=10,C2>=5),"Đậu", "Hỏng")

c. Hàm OR:- Cú pháp: OR(biểu thức điều kiện 1, biểu thức điều kiện 2,...)- Công dụng: Hàm trả về giá trị True (đúng) nếu có ít nhất một bt điều kiện đúng và
trả về giá trị False nếu tất cả các bt điều kiện đều sai.
- Ví dụ: Hãy điền giá trị cho cột kết quả trong bảng ở mục b. Biết rằng:
Nếu tổng điểm>=10 hoặc điểm Anh văn>=5 thì ghi “Đậu”
Các trường hợp còn lại thì ghi “Hỏng”.IF(OR(B2>=10,C2>=5),"Đậu", "Hỏng")d. Hàm NOT:- Cú pháp: NOT(biểu thức logic)- Công dụng: Trả về giá trị là phủ định của biểu thức logic
- Ví dụ: NOT(2<3) ® False6. Nhóm hàm xử lý dữ liệu ngày - tháng - năm:a. Hàm TODAY:- Cú pháp: TODAY( )- Công dụng: Trả về giá trị là ngày tháng năm của hệ thống
- Ví dụ:b. Hàm NOW:- Cú pháp: NOW( )- Công dụng: Trả về giá trị là ngày tháng năm và giờ - phút của hệ thống
- Ví dụ:c. Hàm DAY:- Cú pháp: DAY(biểu thức ngày – tháng – năm)- Công dụng: Trả về phần ngày của biểu thức ngày – tháng – năm
- Ví dụ: DAY(TODAY( ))d. Hàm MONTH: 

- Cú pháp: MONTH(biểu thức ngày – tháng – năm)- Công dụng: Trả về phần tháng của biểu thức ngày – tháng – năm.
- Ví dụ: MONTH(TODAY( ))e. Hàm YEAR:- Cú pháp: YEAR(biểu thức ngày – tháng – năm)- Công dụng: Trả về phần năm của biểu thức ngày – tháng – năm.
- Ví dụ: YEAR(TODAY( ))b. Hàm WEEKDAY:- Cú pháp: WEEKDAY(biểu thức ngày – tháng - năm , kiểu trả về)- Công dụng: Trả về giá trị là số thứ tự của biểu thức ngày -tháng năm trong một
tuần tùy thuộc vào kiểu trả về:
+ Nếu kiểu trả về là 1 (hoặc không có) thì chủ nhật được xem là ngày đầu tiên
trong tuần và được đánh số thứ tự theo bảng sau: 

 

Ví dụ: Giả sử ô A1 chứa ngày 30/07/2006 (tức chủ nhật) thì:WEEKDAY(A1) ® 1+ Nếu kiểu trả về là 2 thì thứ 2 được xem là ngày đầu tiên trong tuần và được
đánh STT theo bảng sau: 

Ví dụ: Giả sử ô A2 chứa giá trị ngày 31/07/2006 (tức thứ 2) thìWEEKDAY(A2) ® 1+ Nếu kiểu trả về là 3 thì thứ 2 được xem là ngày đầu tiên trong tuần và và được
đánh STT theo bảng sau: 

 

Ví dụ: Giả sử ô A2 chứa giá trị ngày 31/07/2006 (thứ 2) thìWEEKDAY(A2) ® 07. Nhóm hàm xử lý dữ liệu giờ - phút - giây:a. Hàm SECOND:- Cú pháp: SECOND(biểu thức giờ - phút - giây)- Công dụng: Trả về phần giây của biểu thức giờ - phút - giây
- Ví dụ: Giả sử tại ô D5 chứa gía trị 08:30:20 thì:
SECOND(D5) ® 20b. Hàm MINUTE:- Cú pháp: MINUTE(biểu thức giờ - phút - giây) 

- Công dụng: Trả về phần phút của biểu thức giờ - phút - giây
- Ví dụ: Giả sử tại ô D5 chứa gía trị 08:30:20 thì:
MINUTE(D5) ® 30c. Hàm HOUR:- Cú pháp: HOUR(biểu thức giờ - phút - giây )- Công dụng: Trả về phần giờ của biểu thức giờ - phút - giây
- Ví dụ: Giả sử tại ô D5 chứa gía trị 08:30:20 thì:
HOUR(D5) ® 88. Nhóm hàm tra cứu:a. Hàm VLOOKUP:- Cú pháp: VLOOKUP(n, khối, m, r)- Công dụng: Tiến hành tìm giá trị n trong cột đầu tiên của khối và lấy giá trị tương
ứng trên cột thứ m.
+ Nếu r=0 (hoặc FALSE) thì tìm giá trị chính xác bằng với n. Nếu không tìm thầy
thì trả về lỗi #N/A (lỗi không tìm thấy)Ví dụ: Điền giá trị cho cột Phụ cấp trong bảng dưới dựa vào chức vụ và trả ở
bảng 1

+ Nếu r=1 (hoặc TRUE) thì cột đầu tiên của khối phải được sắp xếp tăng dần và
lúc đó nếu không tìm thấy giá trị chính xác với n sẽ lấy giá trị tương ứng gần của n.Ví dụ: Điền giá trị cho cột Xếp loại trong bảng sau dựa vào ĐTB và tra ở bảng
traVLOOKUP(C2,$F$2:$G$5,2,1) 

b. Hàm HLOOKUP:HLOOKUP có cú pháp và công dụng tương tự VLOOKUP nhưng được dùng trong
trường hợp bảng tra được bố trí theo hàng ngang thay vì theo hàng dọc như
VLOOKUP.Ví dụ: Điền giá trị cho cột Phụ cấp trong bảng ở mục a dựa vào chức vụ và trả ở
bảng 2HLOOKUP(C2,$C$13:$G$14,2,0)c. Hàm MATCH:- Cú pháp: MATCH(n, Khối, r)- Công dụng: Trả về số thứ tự của n trong khối. Trong đó, r có ý nghĩa tương tự r
trong hàm VLOOKUP.
- Ví dụ: Hãy xác định vị trí của nhân viên tên Chi trong cột B của hình 1 mục a:MATCH(“Chi”, B2:B11,0) ® 7d. Hàm INDEX:- Cú pháp: INDEX(Khối, m, n)- Công dụng: Trả về giá trị của ô nằm giao của hàng m và cột n trong khối.
- Ví dụ: Hãy xác định giá thuê phòng Loại B ở tầng 3 trong bảng sau là bao nhiêu?INDEX($C$3:$E$5,2,3) ® 260 

Read More

Làm việc với bảng tính trong excel (phần 2)

VIII. ĐỊNH DẠNG DỮ LIỆUDữ liệu mới nhập vào sẽ ở dạng thô, dạng nguyên thuỷ. Muốn dữ liệu trình bày theo
dạng thức phù hợp, cần phải tiến hành định dạng.
- Chọn phạm vi dữ liệu cần định dạng
- Chọn lệnh Format - Cells -> Xuất hiện hộp thoại:
+ Phiếu Number: Định dạng số

 Category: Gồm các dạng thức thể hiện: số, ngày, tiền tệ...
+ Phiếu Alignment: Bố trí dữ liệu trong ô
· Text Alignment: canh dữ liệu
- Horizontal: Canh dữ liệu trong ô theo chiều ngang
General: mặc nhiên
Left: Canh trái
Right: Canh phải
Center: Canh giữa
- Vertical: Canh theo chiều đứng
Top: Sát phía trên
Center: Canh giữa
Bottom: Sát cạnh dưới

 Orientation: Hướng dữ liệu

· Text Control:
- Wrap text: tự động điều chỉnh độ rộng ô sao cho vừa với dữ liệu trong ô
- Shrink to fit: thay đổi kích thước dữ liệu sao cho vừa vặn với độ rộng ô
- Merge cells: Kết hợp các ô được chọn thành một ô
Ngoài ra có thể canh biên dữ liệu bằng cách sử dụng nhanh các nút trên thanh công cụ  

Theo thứ tự từ trái sang phải:
1: Align left (Canh trái theo chiều ngang)
2: Center (Canh giữa theo chiều ngang)
3: Align Right (Canh phải theo chiều ngang)
4: Merge and center: Kết hợp các ô được chọn thành một ô và canh dữ liệu ở giữa.
+ Phiếu Font: Định dạng Font cho phạm vi dữ liệu được chọn  

+ Phiếu Pattern: Tô nền cho phạm vi 

+ Phiếu Border: kẻ khung cho phạm vi 

Presets: Các kiểu kẻ
Style: Các kiểu nét kẻ
Color: màu sắc của nét kẻ
Border: Chứa các nút hiển thị vị trí của từng đường viền trong phạm vi. Có thể
thao tác trực tiếp bằng cách kích chuột vào các nút này để kẻ từng nét cho phạm vi.
+ Phiếu Protection: Bảo vệ dữ liệu 

Ngoài ra có thể thực hiện kẻ khung bằng nút Borders trên thanh công cụ: 

Có thể định dạng số nhanh bằng cách sử dụng các nút trên thanh công cụ
Formatting:
1 2 3 4 5 

Theo thứ tự từ trái sang phải:
1: Định dạng số theo dạng tiền tệ
2: Định dạng số theo dạng Phần trăm
3: Định dạng số theo dạng tài chính
4: Tăng số chữ số thập phân
5: Giảm số chữ số thập phânIX. HIỆU CHỈNH BẢNG TÍNH
1. Xử lý ô, cột, hàng:- Chèn ô, cột, hàng:· Chèn ô: Chọn lệnh Insert - Cells -> Xuất hiện hộp thoại:
Shift Cell Right: Chèn một ô, đẩy các ô cùng hàng sang phải
Shift Cell Down: Chèn một ô, đẩy các ô cùng cột xuống
Entire row: Chèn một hàng vào vị trí hiện tại
Entire Column: Chèn một cột vào vị trí hiện tại
· Chèn cột: Chọn lệnh Insert - Columns
· Chèn hàng: Chọn lệnh Insert - Rows
Ngoài ra có thể kích phải chuột vào vị trí cần chèn rồi chọn lệnh tương
ứng.- Xoá ô, cột, hàng:Chọn khối ô
Chọn lệnh Edit - Delete -> Xuất hiện hộp thoại:
Shift Cell Left: Xoá ô, kéo các ô cùng hàng sang trái
Shift Cell Up: Xoá một ô, kéo các ô cùng cột ở phía dưới lên
Entire row: Xoá một hàng tại vị trí hiện hành
Entire Column: Xoá một cột tại vị trí hiện hành
Ngoài ra có thể kích phải chuột vào vị trí cần chèn rồi chọn lệnh tương ứng.

- Che dấu khối cột, khối dòng:Chọn một trong các cách:
C1: Dùng chuột kéo trên vách ngăn tiêu đề cột /hàng cho đến khi 2 vách ngăn trùng
nhau
C2: Chọn lệnh Format - Row/ Columns - Hide/Unhide (che dấu /hiển thị lại)
C3: Kích phải chuột trên tiêu đề cột/ tiêu đề hàng - Chọn lệnh Hide/Unhide2. Xử lý bảng tính- Chèn thêm bảng tính:C1: Chọn lệnh Insert - WorkSheet
C2: Kích phải chuột vào tên bảng tính hiện hành, chọn Insert ® Xuất hiện hộp
thoại ® Chọn WorkSheet ® OK- Xoá bảng tính:C1: Chọn lệnh Edit - Delete Sheet
C2: Kích phải chuột vào tên bảng tính hiện hành, chọn Delete.- Đổi tên Sheet:C1: Chọn lệnh Format - Sheet - Rename ® Gõ tên ® Enter
C2: Kích phải chuột vào tên bảng tính cần sửa, chọn Rename ® Gõ lại tên ®
Enter.
C3: Nhấp đôi chuột vào tên bảng tính ® gõ lại tên ® Enter- Che dấu hiển thị lại bảng tínhChe dấu: Chọn lệnh Format - Sheet - Hide
Hiển thị lại: Chọn lệnh Format - Sheet - Unhide.

 

Read More

Làm việc với bảng tính trong excel

I. CÁC THAO TÁC CƠ BẢN VỚI TẬP TIN BẢNG TÍNH
1. Lưu bảng tính- Chọn lệnh File - Save /hoặc nhấn Ctrl + S/ hoặc kích chuột vào nút Save  trên thanh công cụ.

- Xuất hiện hộp thoại:

+ Mục File name: Gõ tên tập tin
+ Mục Save in: Chọn đĩa và Folder chứa tập tin ® Xong ấn nút Save2. Mở tập tin mới:- Chọn lệnh File - New/ hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + N/ hoặc ấn nút New trên
thanh công cụ Standard.Gõ tên tập tin
Chọn đĩa, thư mục
chứa tập tin
3. Mở tập tin đã có trên đĩa- Chọn lệnh File - Open/ hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + O/ hoặc ấn nút Open trên
thanh công cụ Standard.
® Xuất hiện hộp thoại:
+ Mục Look in: Chọn thư mục chứa tập tin muốn mở. Nội dung của thư mục được chọn
sẽ xuất hiện trong danh sách bên dưới. Nhấp đôi chuột vào tập tin muốn mở.II. KHAI BÁO THÔNG SỐ MÔI TRƯỜNGĐể khai báo định dạng cho các kiểu dữ liệu, trước khi làm việc với Excel ta nên
xem lại phần khai báo thông số môi trường làm việc để thuận tiện trong việc nhập dữ
liệu vào cho đúng định dạng qui ước của máy. Thao tác như sau:
Từ Menu Start - Chọn Control Panel ® Mở Regional Settings ® Xuất hiện hộp thoại:
+ Phiếu Number: khai báo kiểu số 

· Decimal Symbol: Chọn dấu phân cách số thập phân
· No, of digits after decimal: số chữ số thập phân
· Digits grouping symbol: Dấu phân cách nhóm số
· No, of digits in group: số chữ số trong một nhóm
· Negative sign symbol: dấu âm
· Negative number format: dạng thức số âm
· Display leading zeroes: dạng con số nhỏ hơn 1
· Measurement system: Hệ thống đo lường
· List separator: dấu phân cách liệt kê
+ Phiếu Currency: Hiệu chỉnh định dạng dữ liệu tiền tệ. Khai báo tương tự như phiếu
Number, ngoài ra còn có thêm các mục:
· Currency symbol: Ký hiệu tiền tệ
· Position of currency symbol: Vị trí ký hiệu tiền tệ 

+ Phiếu Time: Hiệu chỉnh định dạng dữ liệu giờ
· Time sample: Dạng giờ hiển thị
· Time style: Kiểu định dạng
· Time separator: Dấu phân cách
· AM symbol: Ký hiệu giờ buổi sáng
· PM symbol: Ký hiệu giờ buổi chiều
+ Phiếu Date:
· Calendar type: Loại lịch sử dụng
· Short date style: ngày tháng dạng gọn
· Long date: Dạng đầy đủ
Khai báo xong ấn nút Apply ® OKĐể khai báo Font mặc nhiên cho Excel:Tại màn hình Excel, chọn lệnh Tools - Options, xuất hiện hộp thoại:
+ Phiếu General:
· Standard Font: Chọn Font
· Size: Chọn cỡ
® OK ® xuất hiện thông báo yêu cầu khởi động lại Excel để bắt đầu làm việc.III. THAO TÁC NHẬP LIỆU
1. Nhập dữ liệu- Muốn nhập dữ liệu tại ô nào thì phải di chuyển con trỏ ô đến ô đó.
- Nhập liệu bình thường và kết thúc nhập bằng phím Enter.
- Ngắt dòng trong 1 ô: dùng phím Alt + Enter2. Di chuyển con trỏ ô:- Dùng phím mũi tên/ hoặc phím Enter
- Dùng chuột kích vào ô cần di chuyển đến.
- Tab / Shift Tab: dịch chuyển sang phải/ trái một màn hình
- Page Up/ Page Down: Lên /xuống một màn hình3. Thay đổi kích thước cột/ hàng- Kéo chuột trên vách ngăn của tiêu đề cột/hàng 

IV. PHÂN LOẠI DỮ LIỆUDữ liệu khi nhập vào Excel được phân ra làm các loại sau:1. Kiểu chuỗi, ký tự (Text)- Gồm các ký tự chữ (A -> Z), số, các dấu chính tả...
- Có thể nhập dữ liệu chuỗi bắt đầu bằng 1 trong các kí tự canh biên:
' (dấu nháy): Canh chuỗi về biên trái ô
" (dấu nháy kép): Canh chuỗi về biên phải ô
^ (dấu mũ): Canh chuỗi giữa ô
- Khi nhập mặc nhiên canh trái trong ô
- Nếu độ rộng ô nhỏ hơn chiều dài của chuỗi thì:
· Nếu các ô lân cận cùng hàng còn trống thì dữ liệu sẽ lấn chiếm sang để thể
hiện đầy đủ.
· Nếu các ô lân cận cùng hàng đã có dữ liệu thì phần dữ liệu thiếu chỗ sẽ bị
khuất.2. Kiểu số (Number)- Là kiểu dữ liệu chỉ chứa các con số 0 -> 9, có thể có dấu + - %, ( ), ký hiệu tiền tệ và
một số ký hiệu đặc biệt khác.
- Mặc định dữ liệu kiểu số được canh phải trong ô
- Dữ liệu kiểu số bao gồm rất nhiều kiểu chi tiết:
· Số chưa định dạng (General)
· Số đã được định dạng theo kiểu số (Number)
· Số ở dạng tiền tệ (Currency)
· Số kế toán (Accounting)
· Số ở dạng ngày (Date)
· Số ở dạng giờ (Time) 

· Số phần trăm % (Percent)
· Số ở dạng chuỗi (Text)
· Số ở dạng phân số (Fraction)
· Số ở dạng số E (Scientific)
· Số dạng đặc biệt (Special)
· Một số dạng khác (Custom)
- Nếu độ rộng ô nhỏ hơn chiều dài con số. Dữ liệu sẽ thể hiện dạng số mũ (VD: 1E +
04) hoặc toàn những dấu ##### trong ô.3. Kiểu công thức (Formula)Là một biểu thức toán học, bắt đầu bằng dấu "=" hoặc dấu "+" chứa dữ liệu số, chuỗi
(phải đặt trong cặp dấu nháy kép), toán tử, hàm...
Kết quả của công thức sẽ hiển thị trong ô còn công thức sẽ được hiển thị trên thanh
công thức.
Chiều dài không vượt quá 255 ký tựChú ý:
- Nếu dữ liệu kiểu số, công thức mà có ký tự canh biên đi trước thì Excel xem đó là dữ
liệu kiểu chuỗi.
- Nếu ta nhập dữ liệu kiểu số, ngày,... không đúng dạng đã khai báo thì Excel không
nhận diện được dữ liệu và tự động chuyển sang kiểu chuỗi.V. HIỆU CHỈNH DỮ LIỆU
1. Sửa dữ liệuCách 1: Nhấp đôi chuột vào ô cần sửa để sửa, sửa xong ấn EnterCách 2: Đặt con trỏ tại ô cần sửa rồi ấn phím F2 để sửa.2. XoáCách 1: Chọn phạm vi cần xoá ® ấn phím Delete (xoá nội dung)Cách 2: Chọn phạm vi cần xoá ®
Chọn lệnh Edit - Clear - All: Xoá cả nội dung lẫn định dạng
- Format: Chỉ xoá định dạng
- Contents: Chỉ xoá nội dung
- Comments: Chỉ xoá chú thíchCách 3: Chọn phạm vi cần xoá ® Kích phải chuột vào phạm vi đó, chọn lệnh Clear -
Contents (Xoá nội dung)3. Di chuyển dữ liệu
Cách trực tiếp: Dùng chuột kéo dữ liệu từ vị trí này đến vị trí khác (kéo tại vị trí đường
viền của phạm vi)Cách gián tiếp: Chọn phạm vi dữ liệu, chọn lệnh Edit - Cut (Ctrl + X), sau đó đưa con
trỏ đến vị trí đích, chọn lệnh Edit - Paste (Ctrl + V)4. Sao chép dữ liệuCách trực tiếp: Dùng chuột kéo dữ liệu từ vị trí này đến vị trí khác đồng thời ấn phím
Ctrl trong khi kéo (kéo tại vị trí đường viền của phạm vi)Cách gián tiếp: Chọn phạm vi dữ liệu, chọn lệnh Edit - Copy (Ctrl + C), sau đó đưa con
trỏ đến vị trí đích, chọn lệnh Edit - Paste (Ctrl + V)
Ngoài ra trong Excel còn sử dụng nút Handle (nút có dạng hình chữ thập màu đen ở
góc dưới bên trái của phạm vi dữ liệu) để sao chép cho những ô lân cận theo hướng
kéo nút Handle5. Điền dữ liệu tự động- Điền dữ liệu tăng dần (đánh số thứ tự)
Cách 1:
Bước 1: Gõ số vào 2 ô liên tiếp theo thứ tự tăng dần
Bước 2: Chọn 2 ô đó
Bước 3: Kéo nút Handle của phạm vi này và kéo theo hướng cần điền đến vị trí cần
thiết rồi nhả chuột.
Cách 2:
- Gõ số thứ tự đầu tiên của dãy số cần điền
- Kéo nút Handle tại ô đó đồng thời ấn phím CTRL trong khi kéo, ta sẽ được một dãy
số thứ tự tăng dần 1 đơn vị theo hướng kéo nút HandleVI. KHỐI, PHẠM VI THAO TÁC
1. Khái niệm khối( còn gọi là vùng bảng tính): Khối gồm 1 ô hoặc nhiều ô liên tục
Khối được xác định bằng địa chỉ: < địa chỉ ô đầu tiên>:<địa chỉ ô cuối cùng>
VD: Khối dữ liệu A2:C5 gồm tất cả những ô từ ô A2 đến ô C5Cách chọn khối:- Chọn 1 ô: muốn làm việc với ô nào thì kích chuột tại ô đó
- Chọn một khối gồm nhiều ô: quét chuột từ ô đầu tiên của khối đến ô cuối cùng của
khối
- Chọn 1 dòng: Kích chuột vào tiêu đề dòng đó
- Chọn 1 cột: kích chuột vào tiêu đề cột đó
Ngoài ra có thể dùng phím Shift + các phím mũi tên để chọn khối2. Khái niệm phạm vi:Gồm 1 khối hoặc nhiều khốiCách chọn phạm vi gồm nhiều khối:
Dùng chuột quét chọn khối đầu tiên, ấn phím Ctrl, rồi quét chọn tiếp các khối khác.VII. LÀM VIỆC VỚI DỮ LIỆU KIỂU CÔNG THỨC
1. Các toán tử dùng trong công thức- Toán tử số học: + (cộng), - (trừ), * (nhân), / (chia), ^ (luỹ thừa)
- Toán tử liên kết chuỗi: & (ghép nối 2 chuỗi)
- Toán tử so sánh: chỉ cho kết quả là một trong hai giá trị TRUE hoặc FALSE
= (bằng) > (lớn hơn) >= (lớn hơn hoặc
bằng) < (nhỏ hơn)
<= (nhỏ hơn hoặc bằng) <> (không bằng)
- Độ ưu tiên của toán tử: theo thứ tự giảm dần: ( ), ^, */, + - ...2. Các loại địa chỉ ô/ khối:- Địa chỉ tương đối:Ký hiệu: <cột><dòng>
VD:

Giả sử công thức tại ô C1 như sau: = A1 * B1, kết quả là 30
Khi sao chép công thức của ô C1 đến ô C2 thì công thức tại ô này như sau: = A2 * B2,
kết quả là 80
Khi sao chép công thức của ô C1 đến ô D1 thì công thức tại ô này như sau: =B2 * C2,
kết quả là 90
Khi sao chép công thức của ô C1 đến ô D2 thì công thức tại ô này như sau: =B2 * C2,
kết quả là 320
Như vậy khi sao chép công thức của ô C1 đến các ô khác thì ô A1 và B1 thay đổi theo
hàng và cột tương ứng. Vậy ô A1, B1 trong công thức là loại địa chỉ tương đối.- Địa chỉ tuyệt đối:Ký hiệu: $<cột>$<dòng>
VD: Yêu cầu tính các cột Chi phí 1 và Chi phí 2 trong bảng số liệu sau, biết rằng: 

Chi phí 1 = Số lượng 1 * Đơn giá 1 * Tỷ lệ chi phí
Chi phí 2 = Số lượng 2 * Đơn giá 2 * Tỷ lệ chi phí

 

 

 Ta có công thức tại ô E3 là: = A3 * C3 *$B$1
Khi sao chép công thức từ ô E3 sang các ô E4, E5, F3, F4, F5 thì công thức sẽ thay
đổi như sau:
E4 = A4 * C4 *$B$1
E5 = A5 * C5 *$B$1
F3 = B3 * D3 *$B$1
F4 = B4 * D4 *$B$1
F5 = B5 * D5 *$B$1
Vậy trong công thức, địa chỉ $B$1 là loại địa chỉ tuyệt đối.- Địa chỉ hỗn hợp:Ký hiệu: $<cột><dòng> hoặc <cột>$<dòng>
VD: Yêu cầu tính các cột Chi phí V.Chuyển và Chi phí B.Xếp trong bảng số liệu sau,
biết rằng:
Chi phí V.Chuyển = Số lượng * Đơn giá * Tỷ lệ chi phí của V.Chuyển
Chi phí B.Xếp = Số lượng * Đơn giá * Tỷ lệ chi phí của B.Xếp

Ta có C3 = $A3 * $B3 * C$2
Khi sao chép công thức từ ô C3 sang ô C4, C5, D3, D4, D5 thì công thức thay đổi như
sau:
C4 = $A4* $B4* C$2
C5 = $A5 $B5 C$2
D3 = $A3 * $B3* D$2
D4 = $A4 * $B4* D$2
D5 = $A5 * $B5* D$2
Trong công thức các địa chỉ $A3, $B3, C$2 là các địa chỉ hỗn hợp.3. Cách tạo công thức:Chọn một trong các cách:
Cách 1: Nhập trực tiếp từ bàn phím
Cách 2: Nhập bằng bàn phím các giá trị là hằng số, toán tử. Kích chuột vào các ô, khối
mà công thức tham chiếu và dùng phím F4 để chọn loại địa chỉ (con trỏ đang đứng sau
địa chỉ nào thì phím F4 sẽ tác dụng lên địa chỉ đó)
VD: Muốn tạo công thức tại ô C2 = $B3 - C$1 ta làm như sau:
- Đưa con trỏ đến ô C2
- Gõ dấu "="
- Kích chuột vào ô B3, sau đó ấn phím F4 cho đến khi được $B3
- Gõ dấu "-"
- Kích chuột vào ô C1, sau đó ấn F4 cho đến khi được C$1
- Nhấn Enter.  

 

Read More

GIỚI THIỆU MICROSOFT EXCEL

I. GIỚI THIỆU:

Microsoft Excel là một chương trình ứng dụng thuộc bộ Microsoft Office, là một công
cụ mạnh để thực hiện các bảng tính chuyên nghiệp.
Cũng như các chương trình bảng tính Lotus, Quattro,..., bảng tính của Excel cũng
bao gồm nhiều ô được tạo bởi các dòng và cột, việc nhập dữ liệu và tính toán trong
Excel cũng có những điểm tương tự tuy nhiên Excel có nhiều tính năng ưu việt và có
giao diện rất thân thiện với người sử dụng.
Hiện tại Excel được sử dụng rộng rãi trong môi trường doanh nghiệp nhằm phục vụ
các công việc tính toán thông dụng, bằng các công thức tính toán mà người sử dụng
(NSD) không cần phải xây dựng các chương trình.

II. SỬ DỤNG EXCEL

1. Khởi động Excel

Cách 1: Nhấp đôi chuột vào biểu tượng Excel trên màn hình nền (Nếu có)
Cách 2: Kích chuột vào biểu tượng Excel trên thanh MS Office Shortcut
Cách 3: Từ Menu Start - Chọn Program - Chọn biểu tượng Microsoft Excel
Cách 4: Từ Menu Start - Chọn Run - xuất hiện hộp thoại: Nhập tên tập tin chương
trình Excel (kèm theo đường dẫn đầy đủ) ® ấn OK

2. Thoát khỏi Excel: Có nhiều cách:

Cách 1: Chọn lệnh File - Exit
Cách 2: Kích chuột vào nút Close trên thanh tiêu đề của cửa sổ Excel
Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Alt + F4
Khi đóng Excel, nếu bảng tính chưa được lưu trữ thì excel sẽ xuất hiện thông báo:

" Do you want to save the change…?" ( Bạn có lưu lại những thay đổi trên tập tin

BOOK1 không?)
Nếu chọn Yes: Lưu tập tin rồi đóng Excel lại
Nếu chọn No: Đóng Excel lại mà không lưu tập tin
Nếu chọn Cancel: Huỷ bỏ lệnh thoát Excel

3. Các thành phần trong cửa sổ Excel 

 Cũng gồm các thành phần cơ bản của cửa sổ chương trình:
- Thanh tiêu đề
- Thanh thực đơn
- Thanh công cụ: Đóng/ mở các thanh công cụ bằng lệnh View - Toolbars
- Thanh công thức: (Formula bar): Đóng mở thanh công thức bằng lệnh View - Formula
bar.
- Dòng (Row): Tiêu đề dòng được ký hiệu theo số thứ tự 1, 2, 3, …đến 65536
- Dòng (Column): Tiêu đề cột được ký hiệu theo các chữ cái: A, B, C... đến IV (tối đa
256 cột trên một bảng tính)

Vùng bảng tínhTiêu đề cột Tiêu đề dòng Thanh Formatting Thanh Formula Thanh Standard Ô hiện hành

Thanh Menu

 Thanh tiêu đề
- Ô (Cell): Giao của hàng và cột. Ô được xác định bằng địa chỉ ô, ký hiệu <cột><dòng>
Ví dụ: Ô C5 là ô tại vị trí cột C giao với dòng 5
- Con trỏ ô: có dạng hình chữ nhật bao quanh ô. Ô có chứa con trỏ ô gọi là ô hiện
hành. Địa chỉ ô hiện hành sẽ hiển thị trên ô Name box (phía bên trái của Thanh công
thức) và nội dung chứa trong ô đó sẽ hiển thị ở phía bên phải của thanh công thức.* Cấu trúc bảng tính ExcelMỗi tập tin Excel có thể chứa nhiều bảng tính. Mỗi bảng tính được gọi là một Sheet
(gồm 256 cột x 65536 dòng). Mỗi tập tin (book) có thể chứa tối đa 255 Sheet. Khi mở
mới một tập tin, Excel sẽ lấy tên tập tin là Book1.xls và con trỏ sẽ nằm ở bảng tính
Sheet1.

Read More

Những phím tắt cần biết!

Những phím tắt cần biết!

Tôi sưu tầm một số thủ thuật tin học văn phòng gửi các bạn tham khảo. Hi vọng bài viết này sẽ giúp ích cho các bạn trong công việc hàng ngày.
Gán phím tắt cho các biểu tượng trong Microsoft Word để thao tác nhanh hơn


Khi soạn thảo văn bản với Microsoft Word, nhiều khi bạn phải cần thêm vào văn bản các biểu tượng (symbol) hoặc những ký tự đặc biệt (special character) để trang trí thêm cho văn bản. Với các ký tự đặc biệt thì đã được gán sẵn các phím tắt và bạn có thể dùng những phím tắt để chèn các ký tự đặc biệt vào văn bản.
Còn với các biểu tượng thì chưa được gán sẵn các phím tắt. Do đó, bạn có thể tạo các phím tắt cho các biểu tượng mà bạn thường sử dụng để có thể nhanh chóng chèn các biểu tượng cần thiết vào văn bản.
Cách tạo các tổ hợp phím tắt cho các biểu tượng như sau:

- Trong cửa sổ làm việc của Microsoft Word, bạn bấm vào menu “Insert” rồi chọn “Symbol...”.
- Hộp thoại “Symbol” được mở ra, trong tab “Symbols”, bạn bấm chọn biểu tượng cần thiết để gán phím tắt.
- Bạn bấm vào nút “Shortcut Key...” để mở ra hộp thoại “Customize Keyboard”.
- Trong hộp thoại “Customize Keyboard”, bạn bấm chọn vào ô “Press new shortcut key”. Sau đó, bạn bấm tổ hợp phím mà bạn muốn dùng làm phím tắt cho biểu tượng này.
- Tiếp theo, bạn bấm nút “Assign”. Bấm nút “Close”.
- Với cách làm tương tự, bạn có thể gán các phím tắt cho các biểu tượng khác.
Sau này, nếu bạn không muốn sử dụng phím tắt cho biểu tượng nào đó nữa thì bạn làm như sau:
- Trong cửa sổ làm việc của Microsoft Word, bạn bấm chọn vào menu “Insert” > “Symbol...” để mở ra cửa sổ “Symbol”.
- Tiếp theo, bạn bấm chọn biểu tượng mà bạn muốn loại bỏ phím tắt ở tab “Symbols”.
- Sau đó, bạn bấm nút “Shortcut Key...” để mở ra hộp thoại “Customize Keyboard”.
- Trong hộp thoại “Customize Keyboard”, bạn bấm chọn tổ hợp phím tắt trong ô “Current keys”. Sau cùng, bạn bấm nút “Remove”. Tổ hợp phím tắt mà bạn đã chọn cho biểu tượng này đã không còn tác dụng nữa.
- Bạn làm tương tự để xoá các phím tắt cho các biểu tượng khác.
Các phím tắt hữu dụng trong ứng dụng Office

Trong quá trình sử dụng máy tính, chức năng của các phím tắt rất hữu ích trong việc giúp chúng ta thực hiện các thao tác mà không cần rời tay khỏi bàn phím. Dưới đây là một số phím tắt cơ bản mà không phải người nào cũng biết:
Microsoft Office:
- Ctrl+Z, Ctrl+Y: tương đương với chức năng Undo và Redo trong Word nhưng cũng hiệu quả trong các phần mềm khác như Photoshop, Exel...
- Ctrl+B, Ctrl+I, Ctrl+U: in đậm, in nghiêng, gạch chân các chữ đã bôi đen.
- Ctrl+P: in những gì hiển thị trên cửa sổ. - Ctrl+Backspace: xóa cả từ thay vì từng chữ cái.
- Ctrl+Shif+mũi tên "lên", "xuống": chọn và bôi đen từng đoạn văn bản.
- Ctrl+Enter: chèn trang vào Word.
- Chèn biểu tượng: Alt+Ctrl+C để có kí hiệu ©, Alt+Ctrl+R để có ®, Alt+Ctrl+T cho ký hiệu ™
Microsoft Outlook
- Ctrl+1: mở cửa sổ Mail.
- Ctrl+2: mở Calendar.
- Ctrl+3: mở Contacts.
- Ctrl+4: mở Tasks.
- Ctrl+5: mở Notes.
- Ctrl+Shift+M: tạo tin nhắn mới trong Outlook.
- Ctrl+Shift+C: tạo liên lạc (Contact) mới.
- Ctrl+N: soạn tin nhắn mới.
- Ctrl+R: trả lời tin nhắn.
Internet Explorer (IE) và Firefox
- Ctrl+D: thêm trang web đang hiển thị vào Favorites/ Bookmarks.
- Alt+Home: trở về trang chủ.
- Phím Tab: chạy con trỏ sang những phần khác nhau của trang web.
- Ctrl+F: hiển thị mục tìm kiếm (Find) trên web.
- F11: thay đổi màn hình to nhỏ của cửa sổ.
- F5 hoặc Ctrl+R: làm mới web đang chạy.
- ESC: ngừng tải trang web.
- Ctrl+T: tạo tab mới và đưa con trỏ vào URL trong Firefox.
- Ctrl+L (sử dụng trong Firefox), Ctrl+Tab (trong IE): đưa con trỏ vào URL và bôi đen văn bản hiện hành.
- Ctrl+W: đóng 1 tab trong Firefox hoặc cửa sổ hiển thị trong IE.
- Ctrl ++ hoặc Ctrl +-: tăng hoặc giảm kích thước văn bản trong Firefox.
Công cụ ẩn trong Microsoft Office

Nếu máy tính của bạn có cài đặt và sử dụng bộ Microsoft Office XP hoặc 2003, bạn sẽ tìm thấy thêm một số công cụ hữu ích khác mà bộ phần mềm này cung cấp cho bạn. Những công cụ này có thể tìm thấy khi bạn vào: Trình đơn Start Microsoft Office Tools đối với MS Office XP và Start Microsoft Office Microsoft Office Tools với MS OFfice 2003.

Nếu bạn giữ nguyên các thiết lập mặc định trong khi cài đặt Microsoft Office, bạn sẽ có được 8 đến 9 công cụ bổ sung trong Microsoft Office Tools – riêng Microsoft Office Access Snapshot Viewer chỉ xuất hiện khi bạn có cài đặt Microsoft Access. Trong số các công cụ bổ sung thêm có một số công cụ là các phần mềm nhỏ của Microsoft Office, một số lại chỉ được cài đặt sử dụng một lần (Installed on First Use - một tính năng mới của bộ Microsoft Office). Đối với những công cụ kiểu này bạn phải luôn sẵn sàng bộ cài đặt Microsoft Office bên mình.

Microsoft Office Picture Manager

Microsoft Office Picture Manager chỉ có trong phiên bản Microsoft Office 2003.
Có thể nói đây là công cụ thay thế tuyệt vời cho tiện ích Photo Editor trong các phiên bản Office trước đây. Đây thực sự là một công cụ rất hữu ích trong việc quản lý và duyệt ảnh số. Bên cạnh chức năng đó, công cụ cũng có tính năng chỉnh sửa ảnh nhưng ở mức độ rất cơ bản. Công cụ này tương thích với các định dạng ảnh như BMP, EMF, GIF, JPEG, PNG, TIFF, và WMF. Bạn cũng hoàn toàn có thể tiến hành nén hay chuyển đổi định dạng các ảnh số bằng Microsoft Office Picture Manager.
Giao diện của công cụ rất đơn giản, gần tương tự như Windows Explorer được thiết lập ở chế độ View Thumbnails. Tuy nhiên, bên khung hiển thị đường dẫn của thư mục có ảnh Microsoft Office Picture Manager chỉ cho hiển thị những shortcut đến các thư mục chứa ảnh. Bạn hoàn toàn có thể tạo ra shortcut riêng cho mình tại đây bằng cách vào File Add Picture Shortcut và trỏ đến thư mục chứa ảnh của bạn. Hoặc bạn có thể dùng tính năng thêm shortcut tự động bằng cách vào File Locate Pictures. Để gỡ bỏ một shortcut, bạn hãy sử dụng click chuột phải lên shortcut cần xoá vào chọn Remove Shortcut, nhớ đừng chọn Delete nếu không cả thư mục chứa ảnh của bạn cũng đi vào Recycle Bin đấy. Còn để chuyển đổi định dạng tệp tin ảnh bạn hãy vào File Export sau đó là chọn định dạng tệp tin mà bạn muốn chuyển đổi sang.

Microsoft Office Picture Manager cũng cho phép bạn cắt, xoay, điều chỉnh độ sáng tối và tương phản của bức ảnh hoặc gỡ bỏ hiệu ứng con mắt đỏ (red-eye), định lại kích cỡ hay nén các bức ảnh. Nhưng nhớ phải lưu lại bức ảnh bằng File Save trước khi thoát khỏi chương trình. Còn nếu không bằng lòng với những gì đã thực hiện bạn hãy chọn Edit Undo.

Microsoft Office Document Scanning và Microsoft Office Document Imaging

Microsoft Office Document Scanning giúp bạn quét các văn bản thông qua các máy quét còn Microsoft Office Document Imaging là công cụ giúp bạn xử lý các văn bản đã được quét vào máy tính.

Để sử dụng được MS Document Scanning, bạn cần phải có máy quét. Trước khi tiến hành quét văn bản bạn hoàn toàn có thể thay đổi các thiết lập trong MS Document Scanning bằng cách đánh dấu vào mục Show Scanner Driver Dialog Before Scanning, sau đó mỗi lần quét bạn hãy nhấn vào Preset Options Edit Selected Preset để thay đổi các thiết lập quét. Bạn cũng có thể tạo ra những bộ thiết lập riêng cho mình bằng cách chọn Create New Presets.

Trong Preset Options > Edit Selected Preset Advanced, bạn đặc biệt chú ý đến 2 mục quan trọng đó là General > Create Shortcut. Mục này cho phép tạo một shortcut đến những thiết lập riêng của bạn đối với mỗi loại tài liệu cần quét thường xuyên, giúp công việc quét trở nên nhanh hơn và tiện lợi hơn. Mục thứ 2 cần phải chú ý đó là Processing. Trong mục này bạn sẽ thấy các lựa chọn hay thiết lập đối với OCR phục vụ cho công việc nhận dạng văn bản trong MS Document Imaging (chú ý chỉ có thể nhận dạng tiếng Anh, chưa hỗ trợ nhận dạng tiếng Việt).

Đã quét được tài liệu thành định dạng ảnh, bạn hãy dùng MS Document Imaging để xử lý.

Với MS Document Imaging, bạn có thể nhận dạng và chuyển tài liệu đã được quét thành dạng ảnh sang định đạng MS Word bằng cách Tools Send Text to Word (chú ý nếu bạn vẫn chưa nhận dạng khi quét văn bản bạn có thể nhận dạng lại bằng cách Tools Recognize Text Using OCR).
MS Document Imaging hỗ trợ 2 định dạng tệp tin hình ảnh quét TIFF và MDI (Microsoft Document Imaging). Để chia sẻ tệp tin hình ảnh quét bạn nên dùng định dạng TIFF. Tuy nhiên định dạng TIFF sẽ chiếm dung lượng lớn hơn rất nhiều so với MDI. Thử nghiệm cho thấy 1 tệp tin định dạng TIFF có dung lượng lên tới 1.2MB, nhưng cũng là tệp tin đó nếu lưu dưới dạng MDI chỉ có 333KB. Microsoft Clip Organizer. Đây là công cụ giúp bạn quản lí và sử dụng clip art trong các ứng dụng Microsoft Office hoặc có thể giúp bạn tìm kiếm clip art trực tuyến trên mạng bằng cách Tools Clips online. Bạn cũng có thể nhập clip art bằng tay bằng cách chọn File Add Clips To Organizer, chương trình sẽ giúp bạn hoàn tất công đoạn còn lại.

Microsoft Office 2003 Save My Settings Wizard

Microsoft Office 2003 Save My Settings Wizard chỉ có trong Microsoft Office 2003.

Đây là công cụ giúp bạn lưu trữ những thiết lập của riêng bạn đối với mỗi ứng dụng trong bộ MS Office. Như vậy bạn hoàn toàn có thể khôi phục lại toàn bộ những thiết lập của bạn nếu có bất kì sự thay đổi hay mất mát nào xảy ra. Hoặc bạn có thể dùng những định dạng đã lưu đó để ứng dụng với các bộ MS Office trên các máy tính khác.

Microsoft Office Application Recovery

Đây là công cụ giúp bạn đóng bất kì một ứng dụng MS Office nào đã bị treo và khôi phục lại công việc trước đó của bạn.

Microsoft Office Language Settings

Đây là công cụ cho phép bạn thiết lập các lựa chọn ngôn ngữ đối với các ứng dụng trong bộ Microsoft Office. Bạn có thể thêm vào hay gỡ bỏ các ngôn ngữ khác nhau trên danh sách Enabled hoặc thay đổi ngôn ngữ mặc định cho các ứng dụng trong bộ MS Office.

Microsoft Office Access Snapshot Viewer

Microsoft Office Access Snapshot Viewer chỉ xuất hiện khi bạn lựa chọn có cài đặt Microsoft Access. Đây là công cụ giúp bạn xem qua thông tin về tệp tin Access thông qua các snapshots. Bạn có thể tạo ra các snapshots và chia sẻ với người sử dụng khác nếu họ không có Microsoft Access bằng cách gửi cho họ một bản copy chương trình snapshots của bạn. Theo mặc định chương trình này được lưu tại thư mục sau C:\Program Files\Common Files\Microsoft Shared\Snapshot Viewer hoặc có thể tải về trên trang web của Microsoft.

Digital Certificate for VBA Projects

Đây là ứng dụng giúp bạn tạo ra chữ kí điện tử (digital certificate) cho các dự án macro viết bằng VBA của bạn.

Tổng quan, Microsoft Office Tools thực sự là những công cụ cũng tương đối hữu ích. Bạn hãy khai thác thêm bằng cách ứng dụng thực tế. Có thể nói, hãy sử dụng các công cụ của bộ MS Office để quản lý bộ phần mềm này hiệu quả hơn.

Thủ thuật với Microsoft Office

Microsoft đã rất cố gắng nhằm hoàn thiện và bổ sung thêm nhiều tính năng mới tiện dụng hơn cho bộ phần mềm Microsoft Office. Nhưng phần lớn “sức mạnh tiềm ẩn” của MS Office - những lựa chọn ẩn, những tính năng chưa hề được biết đến hay những shortcuts - đều gần như không được biết đến hay không được sử dụng.

Thông qua bài viết này chúng tôi mong muốn được giới thiệu đến bạn những thủ thuật đơn giản và hiệu quả cho Word, Excel, Outlook, và PowerPoint. Có thể nói những thủ thuật này sẽ giúp bạn sử dụng hiệu quả hơn bộ phần mềm văn phòng này, khai thác những khả năng tiềm tàng hoặc tuỳ biến theo phong cách riêng của mình.

Tuy nhiên chúng tôi cũng xin chú ý bạn là hầu hết những thủ thuật sau đây sẽ vận hành rất tốt đối với phiên bản Microsoft Office XP và 2003.

Thủ thuật chung

Phóng to hay thu nhỏ

Nếu bạn đang sở hữu một mouse (con chuột máy tính) có thanh cuộn ở giữa (scroll button) thì bạn hoàn toàn có thể phóng to hay thu nhỏ văn bản của mình trong cửa sổ MS Office cực kì nhanh chóng bằng cách giữ phím Ctrl và xoay thanh cuộn – xoay lên phía trước là phóng to và về phía sau là thu nhỏ lại.

Định dạng nhanh chóng Một trong những “viên ngọc ẩn” trong MS Office chính là Format Painter – có hình dáng như chiếc chổi sơn trên thanh công cụ chuẩn (Standard toolbar). Nếu chưa có bạn có thể vào Tool Commands, tìm đến mục Format và kéo biểu tượng của công cụ thả vào thanh công cụ chuẩn.
Khi bạn nhắp chuột vào biểu tượng chiếc chổi sơn, công cụ sẽ copy lại định dạng văn bản tại nơi con trỏ chuột xuất hiện. Nếu bạn lựa chọn cả một đoạn (paragraph) hay một ô (cell) rồi mới nhắp chuột vào biểu tượng công cụ thì định dạng của đoạn hay ô đó sẽ được sao chép lại. Sau đó bạn chỉ cần kéo chuột lựa chọn đoạn văn bản bạn muốn “dán” định dạng giống như đoạn nguồn là xong.
Bằng cách nhắp đúp chuột lên biểu tượng của Format Painter, bạn có thể áp dụng định dạng đã được sao chép liên tục cho đến khi bạn ấn phím Esc.
Thêm nhiều lựa chọn hơn Nếu bạn giữ nguyên phím Shift sau đó chọn File trong ứng dụng Word hoặc trong cửa sổ soạn e-mail mới của Outlook, bạn sẽ thấy sự thay đổi trong menu File. Với Word và Outlook bạn sẽ thấy có thêm lựa chọn Save All và Close All còn trong Excel bạn sẽ chỉ thấy có Close All.

Xuống dòng không tạo chỉ mục

Trong một đoạn có chỉ mục nếu bạn muốn xuống dòng mà không muốn dòng đó có chỉ mục thì bạn chỉ cần ấn tổ hợp phím Shift-Enter. Lần tới bạn ấn Enter để xuống dòng và tiếp tục theo danh sách chỉ mục.

Riêng trong Excel để xuống dòng trong một ô bạn hãy ấn Alt-Enter.

Các Smart Tags

Smart Tags - bắt đầu xuất hiện trong phiên bản Microsoft Office XP – chính là những biểu tượng ứng dụng công nghệ XML nên có thể xuất hiện ngay lập tức ở trên hoặc ở dưới các dữ liệu phù hợp với tính năng của Smart Tags. Để kích hoạt các Smart Tags bạn hãy vào Tools AutoCorrect Options rồi chuyển sang mục Smart Tags và lựa chọn những loại tags mà bạn muốn kích hoạt.
Lấy ví dụ về Paste Options Smart Tags:

Paste options: Sau khi bạn dán (paste) dữ liệu trong bất kì ứng dụng Office nào bạn có thể chọn Smart Tag (xuất hiện ngay bên cạnh đoạn dữ liệu vừa dán có hình giống như một clipboard) với những lựa chọn định dạng phong phú - Match Destination Formatting (chuyển định dạng dữ liệu vừa dán giống với định dạng của cả văn bản) và Keep Source Formatting (giữ nguyên định dạng của đoạn dữ liệu vừa dán).

Microsoft Word

Truy cập nhanh đến các văn bản thường sử dụng

Cách nhanh nhất và thông dụng nhất để truy cập đến các tệp tin văn bản thường sử dụng trong Microsoft Word hiện nay là vào File rồi tìm đến văn bản cần mở ra. Điểm bất lợi của cách này là số lượng tệp tin lưu trong danh sách này tương đối hạn chế, cho dù người sử dụng đã vào Tools Options General để chỉnh thông số “Recent used file list” lên một con số lớn hơn.

Nhưng MS Word lại có một tính năng ẩn khác cực kì hữu dụng trong việc nhanh chóng tìm đến các văn bản thường sử dụng. Bạn hãy sử dụng cách sau đây. Bạn vào View Toolbars Customize hoặc bạn có thể nhắp chuột phải vào bất kì đâu trên các thanh công cụ toolbars rồi chọn Customize. Khi cửa sổ Customize mở ra bạn chuyển sang tab Commands.

Trong cửa sổ Customize Commands, bên mục Categories bạn kéo xuống và chọn Built-in Menus và trong danh sách hiện ra bên tay phải (commands) chọn Work. Nhắp và giữ nguyên chuột trái và kéo Works ra thả vào bất cứ thanh công cụ nào thuận tiện với bạn. Vậy là bạn đã tạo ra được thanh công cụ riêng cho mình với tên là Work. Để đổi tên menu này bạn hãy mở cửa sổ Customize ra rồi nhắp chuột phải vào tên của menu Work, trong ô Name bạn gõ tên vào đó.

Bây giờ bạn có thể sử dụng menu mới này để lưu tên và đường dẫn đến những tệp tin văn bản bạn thường sử dụng bằng cách sau đây. Bạn mở những văn bản thường sử dụng sau đó chọn Work Add to work menu. Thế là tên văn bản đã có trong đó sẵn sàng cho bạn truy cập đến bất cứ lúc nào.

Để gỡ bỏ tên của văn bản nào đó trong danh sách trên menu Work bạn hãy ấn và giữ Ctrl-Alt-Minus (phím Minus là phím dấu trừ (-) ở ngay cạnh phím số 0). Lúc này con trỏ sẽ biến thành dấu trừ, bạn hãy click vào menu Work rồi tìm đến tên văn bản cần bỏ đi và nhắp chuột trái một lần vào đó.

Mở văn bản được sử dụng lần cuối cùng

Để yêu cầu MS Word mỗi lần khởi động đều mở tệp tin văn bản mà bạn sử dụng lần cuối cùng trước khi tắt Word bạn hãy thử dùng cách sau đây.

Bạn hãy tìm đến tệp tin Winword.exe – thông thường tệp tin này có đường dẫn như sau C:\Program Files\Microsoft Office và nằm trong thư mục Office 10 đối với phiên bản XP và Office 11 với phiên bản 2003. Tìm được bạn hãy nhắp chuột phải vào tệp tin chọn Send to Desktop (create shortcut).

Hoặc bạn có thể nhắp chuột phải lên desktop chọn New Shortcut rồi tìm đến tệp tin Winword.exe theo đường dẫn như trên.

Sau đó bạn ra desktop và nhắp chuột phải vào shortcut vừa tạo ra và chọn Properties. Trong cửa sổ Properties bạn chuyển đến mục Target và gõ vào “/mFile1” vào cuối cùng đường dẫn trong trường này, click OK.

Sử dụng lệnh Paste Special

Khi bạn copy văn bản trên web hoặc từ các tệp tin Word khác và dán trực tiếp vào Word thì ứng dụng sẽ vẫn giữ nguyên định dạng gốc - từ font chữ, màu sắc, bảng biểu… gây phiền phức rất nhiều trong việc chỉnh sửa lại những văn bản đó. Để tránh những điều này bạn hãy sử dụng lệnh Paste Special. Cách sử dụng như sau:

Sau khi đã copy văn bản từ nguồn, bạn chuyển vào Word và chọn Edit Paste Special. Trong cửa sổ Paste Special bạn hãy chọn Unformatted Text hoặc Unformatted Unicode Text.
Sắp xếp lại các đoạn nhanh chóng

Bạn đang muốn sắp xếp lại vị trí các đoạn trong văn bản của mình? Để tránh mất thời gian kéo thả hay copy-paste bạn hãy sử dụng cách sau đây.

Lựa chọn đoạn văn bản mà bạn muốn thay đổi vị trí lên hoặc xuống, ấn và giữ phím Shift-Alt rồi dùng phím mũi tên lên hoặc xuống để điều chỉnh lại vị trí của đoạn văn bản.

Xoá thông tin cá nhân

Các tệp tin văn bản của MS Word có chứa những thông tin ẩn có thể tiết lộ thông tin về bạn. Microsoft cũng đã cho ra công cụ xoá bỏ những thông tin ẩn này Remove Hidden Data trên trang web của mình. Tuy nhiên công cụ này hơi khó sử dụng. Vậy để xoá bỏ những thông tin ẩn này bạn hãy làm theo cách sau đây.

Trước khi phổ biến tệp tin văn bản, bạn hãy dùng ứng dụng WordPad (Start All Programs Accessories) mở văn bản đó ra trước và lưu lại văn bản đó dưới dạng Rich Text Format (.rtf). Cuối cùng bạn chỉ việc đổi phần mở rộng của tệp tin văn bản trở lại dạng Word. Lấy ví dụ bạn lưu tệp tin đó thành “test.rtf”, để đổi lại sang dạng Word bạn dùng lệnh rename chuyển lại thành “test.doc”.

Vẽ một đường thẳng

Bạn hoàn toàn có thể dễ dàng kẻ một đường thẳng ngang văn bản của mình một cách rất đơn giản như sau - Bạn gõ liên tiếp 3 dấu gạch ngang (-) rồi ấn Enter bạn sẽ có một đường kẻ đơn. - Bạn gõ liên tiếp 3 dấu gạch dưới (_) rồi ấn Enter bạn sẽ có một đường kẻ đậm - Bạn gõ liên tiếp 3 dấu bằng (=) rồi ấn Enter bạn sẽ có một đường kẻ đôi.

Máy tính có sẵn trong Word

Bạn có biết là bạn hoàn toàn có thể bổ sung thêm một máy tính vào trong Word không? Đúng hoàn toàn có thể và sẽ giúp bạn thêm phần thuận lợi trong công việc hơn rất nhiều.

Trong MS Word vào View Toolbars Customize hoặc bạn có thể nhắp chuột phải lên bất kì thanh công cụ (toolbar) nào rồi chọn Customize. Trong cửa sổ Customize - bạn đã có cơ hội làm quen với cửa sổ này trong phần trước của bài viết - bạn hãy chọn Tools ở bên khung Categories bên tay trái và chọn biểu tượng Tool Calculate trong khung Commands bên tay phải. Bạn nhắp và giữ chuột trái lên biểu tượng của Tools Calculate rồi kéo và thả lên bất kì thanh công cụ nào mà bạn thích.

Bây giờ bạn có dễ dàng thực hiện các phép tính trong Word bằng cách gõ vào phép tính của rồi lựa chọn toàn bộ phép tính, nhắp chuột vào Tools Calculate rồi ấn Ctrl-V để dán kết quả vào.
Tuần hoá Smart Tags và Spelling, Track changes

Bạn đã bao giờ bị các dòng gạch chân loằng ngoằng màu xanh màu đỏ làm phiền chưa? Bạn chưa biết là nó từ đâu xuất hiện? Nó chính là tính năng kiểm tra lỗi chính tả và kiểm tra lỗi ngữ pháp trong MS Word. Tính năng này chỉ có hiệu quả đối với các văn bản tiếng Anh còn đối với các văn bản tiếng Việt thì thật là một điều vô cùng phiền phức. Để loại bỏ phiền phức này bạn hãy vào Tools Options rồi chuyển sang mục Spelling & Gammar. Trong mục này bạn bỏ dấu kiểm trước Check spelling as you type và Check grammar as you type, sau đó là Ok là xong.

Smart Tags có thể nói là một trong những tính năng mới tương đối hiệu quả trong các phiên bản Word mới đây. Tuy nhiên nhiều lúc người sử dụng cũng thấy khó chịu về các tag ngày, số điện thoại, copy-paste… liên tục hiện ra. Nếu bạn không ưa Smart Tags hãy vào Tools AutoCorrect Options và chuyển sang mục Smart Tags trong cửa sổ AutoCorrect Options và bỏ dấu kiểm trong những loại Smart Tag bạn không muốn hiện ra.

Còn một tính năng nữa trong Word cũng có những dòng kẻ màu đỏ loằng ngoằng gây khó chịu rất nhiều đó là Track changes. Tính năng này thực sự có hiệu quả khi bạn để người khác sửa văn bản của bạn. Những thay đổi đó sẽ được Track changes ghi nhận và liệt kê ngay trong văn bản. Để bỏ đi bạn hãy vào View rồi bỏ đánh dấu trước Markup là xong.

Status Bar có gì cho bạn?

Bạn đã bao giờ để ý đến thanh trạng thái (Status bar) trong Word chưa? Nó cũng có khá nhiều điều thú vị đó. Nhưng nếu Word của bạn chưa hề có Status bar thì bạn hãy vào Tools Options chuyển sang mục View. Trong mục này bạn để ý đến phần Show và đánh dấu kiểm vào Status bar là xong.

Thanh trạng thái đúng như tên gọi của nó cho bạn thấy thông tin về văn bản của bạn, thứ tự trang hiện thời của bạn, phần, dòng, toạ độ con trỏ chuột …. Nhắp đúp chuột lên Số thứ tự của trang bạn sẽ gọi được menu Go to.

Bên cạnh đó, trên thanh trạng thấy bạn còn thấy có REC – TRK – EXT – OVR. Nhắp đúp chuột lên bất cứ mục nào bạn sẽ bật tính năng đó lên. Nhắp đúp chuột lên REC bạn sẽ bật tính năng ghi macro – hay còn gọi là thao tác tự động, TRK sẽ giúp bạn theo dõi ghi nhận mọi thay đổi mà bạn đã sửa lên văn bản gốc, EXT cho phép bạn có thể lựa chọn văn bản mà chỉ cần dùng phím mũi tên lên xuống sang phải sang trái và OVR sẽ bật tính năng ghi đè – tức là mỗi kí tự bạn gõ vào sẽ thay thế cho kí tự liền kề nó thay vì xuất hiện ngay bên cạnh.

Tuỳ biến AutoText

Chắc hẳn là bạn đã để ý thấy nhiều khi Word tự động thay thế và gợi ý giúp bạn những cụm từ kiểu như "Best Wishes", “Best regards”…Đây chính là tính năng AutoText của Word. Bạn hoàn toàn có thể tự mình tuỳ biến danh sách các từ MS Word tự động thay thế giúp bạn. Bạn hãy vào Tools AutoCorrect Options rồi chuyển sang mục AutoText. Trong cửa sổ AutoText bạn hãy gõ cụm từ mà bạn muốn Word tự động giúp bạn chèn vào mục Enter autotext entries here rồi nhắp chuột vào Add. Muốn gỡ bỏ bất cứ autotext nào bạn hãy chọn nó rồi nhắp chuột vào Delete.

Microsoft Word

Track changes - So sánh các văn bản

Bạn có 2 văn bản giống hệt nhau và bạn muốn so sánh xem chúng giống và khác nhau ở điểm nào? Thay vì phải ngồi so sánh từng dòng một, thủ thuật sau đây có thể sẽ giúp bạn thực hiện công việc này một cách nhanh chóng.

Nếu bạn đã biết sử dụng tính năng Track changes trong Word thì thật là tiện dụng. Tính năng này sẽ giúp bạn theo dõi và ghi lại rõ ràng mọi sự thay đổi trong văn bản của bạn. Để bật tính năng Track changes bạn hãy vào Tool Track Changes hoặc sử dụng phím tắt Ctrl-Shift-E. Còn nếu bạn đã không bật Track changes từ trước thì làm thế nào để có thể tìm ra mọi thay đổi khác biệt trong 2 văn bản đây. Vẫn có cách, vẫn là Trach changes giúp bạn giải quyết mọi việc.

Trong Word 2000, bạn hãy vào Tools Track changes Compare documents. Khi hộp thoại bật ra bạn hãy lựa chọn văn bản bạn cần đem ra so sánh với văn bản hiện thời của bạn. Word sẽ giúp bạn bổ sung những gì đã được thay đổi vào trong văn bản của bạn.

Trong Word XP và 2003 thì có khác hơn một chút, bạn vào Tools Compare and Merge Documents. Trong hộp thoại bật ra bạn hãy đánh dấu vào Legal blackline (ngay cạnh trường File name) để kích hoạt tính năng so sánh văn bản; nếu không Word sẽ giúp bạn hợp nhất 2 văn bản. Quá trình còn lại là giống với Word 2000.

Split – So sánh nhiều phần của văn bản

Văn bản của bạn dài hàng chục hàng trăm trang mà bạn lại muốn so sánh nhiều phần của trong văn bản đó với nhau - chẳng hạn phần mở đầu với phần kết luận? Split sẽ giúp bạn giải quyết khó khăn này.

Bạn vào Windows Split. Ngay lập tức con trỏ sẽ biến thành một đường kẻ ngang cho phép bạn chỉ định khoảng cách chia đôi màn hình trong Word. Hãy đặt sao cho thật dễ nhìn rồi nhắp chuột trái 1 lần. Word đã bị chia làm 2 cửa sổ riêng biệt và bạn có thể duyệt văn bản dễ dàng hơn. Để bỏ tính năng này bạn lại vào Windows và chọn Remove Split.

Bảo vệ văn bản của bạn

Có nhiều cách để bảo vệ văn bản của bạn – ngăn chặn người khác mở văn bản của bạn hoặc ngăn chặn người khác sửa đổi văn bản của bạn.

Có những cách sau đây để bảo vệ văn bản của bạn.

Bạn vào Tools Options rồi chuyển sang mục Security - Bạn nhập mật khẩu vào mục Password to open để đặt mật khẩu ngăn chặn người khác mở văn bản của bạn. Nhập mật khẩu vào mục Password to modify để ngăn chặn người khác sửa đổi văn bản của bạn.
Bạn vào Tools Protect Document để có thêm tính năng bảo mật văn bản. Trong cửa sổ Protect Document bạn sẽ thấy 3 lựa chọn Track changes (chống mọi thay đổi với Track changes, người khác vẫn có thể đọc và sửa văn bản của bạn nhưng mọi thay đổi đó sẽ được ghi lại và menu Tools Track Changes sẽ bị vô hiệu hoá), Comment (chỉ cho phép người khác được đọc văn bản của bạn và bổ sung thêm những nhận xét gọi ý – comment – vào chứ không được thay đổi văn bản) và Form (ngăn chặn mọi thay đổi trong văn bản chỉ cho phép thay đổi trong những phần văn bản không được bảo vệ hoặc trong các form hoặc trường)

Đặt đường dẫn mặc định để lưu và mở văn bản

Thông thường Word luôn chọn thư mục My Documents là thư mục mặc định để lưu và mở các văn bản của người sử dụng. Tuy nhiên, Word cũng cho phép người sử dụng có thể thay đổi mặc định.
Bạn vào Tools Options rồi chuyển sang mục File locations. Trong cửa sổ này bạn nhắp chuột vào mục cần thay đổi. Ví dụ ở đây là thay đổi đường dẫn mở và lưu văn bản mặc định thì bạn nhắp chuột vào mục Documents sau đó nhắp chuột vào Modify và chỏ đến thư mục riêng của bạn. Nhắp ok là xong.

Đặt font chữ mặc định

Bạn quen sử dụng một loại font chữ nhất định và muốn lần nào mở Word ra thì đã sẵn sàng font chữ đó cho bạn rồi. Rất đơn giản, bạn hãy thử thủ thuật sau đây.

Bạn mở bất kì một văn bản nào cũng được, vào Format Font. Trong cửa sổ Font hiện ra bạn hãy chọn lựa đúng kiểu font chữ bạn quen dùng rồi nhắp chuột vào Default ở góc cuối bên tay trái của cửa sổ font, Word hỏi bạn có muốn đặt font chữ mặc định không, chọn Yes là xong.

Tính toán trên bảng

Word không phải là một ứng dụng bảng tính chuyên nghiệp như Excel nhưng Word vẫn có khả năng thực hiện được những tính toán cơ bản trên bảng.

Để tính toán trên bảng trong Word bạn hãy vào Table Formula rồi lựa chọn một hàm tính toán. Tuy nhiên, số lượng các hàm tính toán trong Word là rất hạn chế, nhiều khi có thể sẽ làm bạn thất vọng.

Ví dụ để tính toán trên hàng
1 2 3 4 =SUM(LEF)
Trong đó =SUM(LEF) không phải bạn nhập vào mà Word sẽ đưa ra gợi ý cho bạn khi bạn vào
Table Formula (hình minh hoạ).
Ví dụ để tính toán trên cột
1 2 3 4 =SUM(ABOVE)

Bạn cũng có thể nhập các công thức tính toán đơn giản như kiểu trong Excel, ví dụ =A1*B2. Mặc dù tên của hàng và cột trong Word không hiện ra nhưng bạn yên tâm định dạng vẫn giống hệt như trong Excel.

Để cập nhật kết quả tính toán khi có thay đổi bạn hãy lựa chọn ô chứa kết quả rồi ấn phím F9. Hoặc để cập nhật kết quả tính toán trong phạm vi toàn bảng, bạn hãy lựa chọn cả bảng rồi ấn phím F9.

Tạo bảng nhanh chóng

Khả năng tự động định dạng của Word giúp bạn nhiều khi không phải động đến chuột hay menu mà chỉ cần bàn phím là đủ. Tạo bảng nhanh chóng cũng là một thủ thuật như vậy. Để có thể tạo bảng nhanh chóng bạn chỉ cần kí tự dấu cộng (+) và kí tự dấu gạch ngang (-). Bạn chỉ cần nhập các kí tự này theo kiểu định dạng sau rồi ấn Enter, Word sẽ tự động tạo bảng ngay cho bạn.
+---------------------+---------------------+---------------------+
Khoảng cách giữa hai dấu cộng (+) sẽ quyết định đến độ rộng của cột được tạo ra.

Tắt tính năng tự động định dạng chỉ số trên-chỉ số dưới

Nhiều khi bạn gặp rắc rối với tính năng tự động định dạng chỉ số trên (superscript) hoặc chỉ số dưới (subscript) của Word, nhất là bạn thường xuyên sử dụng tiếng nước ngoài với các kiểu kí tự như “1st, 2nd, 3rd,…”. Bạn không thích tính năng này thì hãy tắt nó đi bằng cách vào Tools AutoCorrect Options rồi chuyển sang mục AutoFormat As You Type và bỏ đánh dấu trước mục Ordinals (1st) là ok.

Tạo mẫu văn bản có ảnh xem trước Template - mẫu văn bản - là một chức năng vô cùng hữu ích trong Word. Chức năng này cho phép bạn tạo các văn bản định dạng theo một kiểu mẫu nhất định và có thể sử dụng lại nhiều lần.

Lấy ví dụ bạn tạo ra một kiểu giấy mời của riêng bạn rồi lưu lại thành mẫu văn bản trong Word. Lần sử dụng sau bạn chỉ cần mở template đó ra rồi điền các thông tin cần thiết là được.
Để tạo ra mẫu văn bản của riêng mình, trước tiên bạn hãy tạo một văn bản thông thường định dạng theo đúng mẫu văn bản cần thiết của bạn. Khi lưu văn bản bằng File Save, bạn hãy chọn Document Template (*.dot) trong mục Save as type của cửa sổ lưu văn bản. Để mẫu văn bản của bạn có hình ảnh xem trước thì trước khi lưu thành định dạng template bạn hãy vào File Properties rồi đánh dấu vào Save Preview Picture.

Để sử dụng template bạn vừa tạo ra, hãy vào File New chờ khi bảng nhiệm vụ (Task pane) hiện ra bên tay phải bạn chọn General Templates trong mục New from template và nhớ đánh dấu vào mục Document và lựa chọn template của bạn đã tạo ra – hình ảnh xem trước của mẫu văn bản sẽ hiện ra trong khung Preview.

Giấu tên văn bản trong Recently Used Files

Thông thường Word lưu lại tên và đường dẫn các văn bản được sử dụng gần đây tại danh sách Recently used file. Để truy cập đến danh sách này bạn chỉ cần vào menu File sẽ thấy danh sách các tệp tin văn bản được liệt kê theo thứ tự 1,2,3,4... Mặc định số tệp tin văn bản được lưu tại danh sách này là 4. Bạn có thể chỉnh con số này lên hoặc giấu không cho hiện tên những văn bản này bằng cách sau đây. vào Tools Options và chuyển sang mục General. Trong mục này bạn để ý đến dòng Recently used file list. Để tăng số văn bản trong danh sách Recently used files bạn chỉ cần thay đổi con số trong ô ngay bên cạnh. Còn để không cho hiện danh sách này bạn hãy bỏ đánh dấu chọn mục này, nhắp OK.

Microsoft Excel

Phím tắt thông dụng trong Excel

Phím tắt trong các ứng dụng MS Office là một trong những tính năng hữu ích nhất, giúp cho người sử dụng thao tác nhanh hơn. Xin liệt kê ra đây một số phím tắt thông dụng nhất trong Excel. F2 Sửa nội dung thông tin trong ô Ctrl-1 Mở hộp thoại định dạng ô ( Format Cell ) Ctrl-Page Up Tiến lên 1 sheet (Sheet 1 sang Sheet 2) Ctrl-Page Down Lùi về 1 sheet (Sheet 3 về Sheet 2) Ctrl-Shift-" Sao chép dữ liệu từ ô ngay phía trên ô hiện thời Ctrl-' Sao chép công thức từ ô ngay phía trên ô hiện thời Ctrl-$ Chuyển định dạng ô hiện thời sang định dạng tiền tệ với 2 con số sau dấu phẩy Alt-
Enter Xuống dòng trong một ô

Kiểm soát hướng di chuyển của con trỏ khi ấn Enter

Theo mặc định, con trỏ thường sẽ xuống di chuyển xuống ô bên dưới khi bạn gõ phím Enter. Nhưng nếu bạn không thích bạn hoàn toàn có thể thay đổi hướng di chuyển của con chỏ, điều khiển con trỏ di chuyển sang bên phải bên trái, lên trên hay xuống dưới theo ý thích của bạn mỗi khi bạn gõ phím Enter. Hãy thử thủ thuật sau đây.

Bạn vào Tools Options rồi chuyển sang mục Edit. Trong mục này, bạn chú ý đến dòng “Move selection after Enter”, hãy đánh dấu lựa chọn lựa chọn trước dòng này và ở danh sách liệt kê bên cạnh bạn hãy chọn hướng di chuyển cho con trỏ chuột.

Sao chép dữ liệu và công thức nhanh chóng

Thông thường khi cần sao chép dữ liệu hay công thức sang một loại các ô không liền kề nhau, bạn thường phải mất công copy và paste sang từng ô một. Nhưng nếu đã biết thủ thuật sau đây bạn hoàn toàn có thể thực hiện công việc này một cách rất nhanh chóng và hiệu quả hơn.

Trước tiên bạn hãy sao chép dữ liệu từ ô nguồn – ô chứa thông tin cần được sao chép ra, hãy dùng phím tắt Ctrl-C cho nhanh. Sau đó bạn vẫn giữ nguyên phím Ctrl và nhắp chuột trái vào từng ô mà bạn muốn sao chép dữ liệu sang. Lựa chọn xong bạn hãy ấn ổ hợp phím Ctrl-V là dữ liệu sẽ tự động dán vào những nơi cần thiết cho bạn.

Ứng dụng thủ thuật này để copy-paste dữ liệu cho một loạt ô liền kề nhưng không ở gần ỗ dữ liệu nguồn. Trước tiên bạn hãy dùng Ctrl-C để sao chép dữ liệu từ ô nguồn, sau đó vẫn giữ nguyên phím Ctrl và dùng chuột trái lựa chọn một loạt ô mà bạn muốn sao chép dữ liệu sang sau đó thả Ctrl ra và ấn Enter là xong.

Microsoft Excel

Một trang - Một biểu đồ

Thông thường các biểu đồ sẽ đi kèm với dữ liệu có liên quan đến nó. Nhưng đôi khi bạn lại muốn in biểu đồ đó ra một trang riêng biệt hoàn toàn, tách rời khỏi dữ liệu. Rất đơn giản, bạn hãy lựa chọn biểu đồ đó rồi vào File Print, biểu đồ sẽ được in ra một trang riêng.
Biểu đồ chỉ có 2 màu đen-trắng
Một tính năng tiện lợi khác khi bạn in biểu đồ trong Excel chính là lệnh xem trước (Preview). Cho dù bạn có máy in màu bạn cũng vẫn có thể in các biểu đồ chỉ với 2 màu đen và trắng bằng cách vào File Print sau đó chọn nút Preview. Trong cửa sổ Preview bạn hãy chọn nút Setup và chọn sang mục Chart, đánh dấu lựa chọn vào trước Black and white. Bây giờ trong phần xem trước Preview biểu đồ của bạn đã được hiển thị bằng 2 màu đen-trắng giúp cho bạn có thể điều chỉnh độ sáng tối tương phản của các thanh, dòng hay cột của biều đồ dễ dàng hơn.
Tên tệp tin được in ra ở Footers
Bắt đầu từ phiên bản Excel 2002, Microsoft đã bổ sung thêm khả năng chèn đường dẫn của tệp tin bảng tính vào Header hay Footer. Đường dẫn này cũng tự động cập nhật khi bạn di chuyển tệp tin. Để chèn đường dẫn tệp tin bảng tính vào Header hay Footer bạn hãy theo cách sau đây:
Vào View Header and Footer hoặc File Page Setup Header/Footer, chọn Custom Header hoặc Custom Footer. Trong cửa sổ Custom Header hoặc Custom Footer bạn lựa chọn vị trí muốn đặt tên được dẫn của tệp tin - ở bên trái, bên phải hay ở giữa. Bạn hãy đặt con trỏ vào vị trí đó rồi nhắp chuột vào biểu tượng hình thư mục trong thanh công cụ ở ngay phía trên. Khi đó ở vị trí bạn chọn sẽ xuất hiện đoạn mã &[Path]&[File]. Như vậy đã thành công.
Xác nhận thông tin
Nếu phải đối mặt với một bảng tính có nhiều loại dữ liệu khác nhau sẽ rất dễ nhầm lẫn khi xử lý nhập liệu. Để tránh tình trạng nhầm lẫn bạn có thể sử dụng tính năng Xác nhận thông tin trong Excel.
Ví dụ bạn có cột mức thuế và chắc chắn mức thuế đó không vượt 100% thì bạn có thể quy định Excel chỉ nhận các giá trị nhỏ hơn 100. Như vậy nếu có lỡ tay thì cũng không sợ nhầm lẫn, Excel sẽ nhắc bạn phải nhớ là không được vượt quá 100. Hoặc bạn có thể đặt giá trị nằm trong khoảng nào đó …. Bạn có thể đặt Data Validation cho một ô, một loạt ô, một hàng một cột…
Để sử dụng tính năng này trong Excel trước tiên bạn hãy lựa chọn ô – hàng - cột muốn ứng dụng xác nhận thông tin sau đó vào Data Validation. Bạn đưa ra quy định nhập liệu của mình rồi nhắp OK.
Nếu bạn có gửi bảng tính cho người khác sử dụng bạn nên đặt thêm chú thích cho các ô – hàng - cột có ứng dụng Data Validation để họ có thể nhập đúng thông tin bằng cách sau đây.
Trong cửa sổ Data Validation bạn chuyển sang mục Input Message đặt tên và chú thích rõ ràng vào đó. Như vậy mỗi khi con trỏ chuột được chuyển đến các ô có tính năng Data Validation thì sẽ hiện ra hướng dẫn cụ thể cho người sử dụng.
Tương tự như thế bạn hoàn toàn có thể tuỳ biến cảnh báo khi nhập sai dữ liệu bằng cách chuyển sang mục Error Alert nhập tên và nội dung cảnh báo vào đó.
Tuỳ biến danh sách
Nếu bạn thường xuyên phải nhập cùng một loại dữ liệu giống nhau trên các bảng tính khác nhau – ví dụ danh sách tên các nhân viên trong công ty – bạn có thể sử dụng tính năng Tuỳ biến danh sách (Custom Lists) để tăng tốc và đơn giản hoá công việc này.
Bạn hãy vào Tools Options rồi chuyển sang mục Custom Lists. Trong cửa sổ hiện ra bạn chọn New List trong ô bên tay trái, còn trong ô bên tay phải bạn nhập các giá trị trong danh sách của mình vào đó, mỗi một đối tượng trong danh sách là một dòng, cuối cùng bạn chọn nút Add. Hoặc nếu bạn đã có danh sách rồi bạn có thể chọn Import list from cell và lựa chọn các ô chứa dữ liệu bạn muốn nhập danh sách.
Bây giờ bạn chỉ cần gõ bất kì một đối tượng nào đó có trong danh sách của bạn rồi di chuyển con trỏ đến góc dưới bên tay phải của ô đến khi con trỏ chuyển thành dấu cộng rồi kéo đến các ô bạn muốn danh sách hiện ra. Excel sẽ giúp bạn điền nối các giá trị còn lại
Microsoft Excel
Định nghĩa hằng số trong bảng tính
Sử dụng công cụ Name trong Excel bạn có thể định nghĩa trước một hằng số trong tệp tin bảng tính của bạn. Lấy ví dụ, bạn có thể định nghĩa trước mức thuế bạn thường xuyên sử dụng nhất. Bạn hãy thử cách sau đây:
Tìm đến Insert Name Define và nhập tên TaxRate. Trong mục “Refers to” bạn hãy nhập vào giá trị - giả sử chúng ta chọn là 0.07, sau đó nhắp chuột vào OK. Bây giờ bạn đã có thể nhập công thức bất kì theo kiểu =A1*TaxRate và Excel sẽ tự động thay số cho bạn.
Bằng cách này bạn cũng có thể tiết kiệm thời gian trong việc xử lý bảng tính đi rất nhiều chỉ bằng cách định nghĩa những con số thường được sử dụng trong bảng tính.
Giả sử nếu có thay đổi gì đối với những hằng số do bạn định nghĩa ra bạn sẽ không mất quá nhiều thời gian để chỉnh sửa từng công thức. Bạn chỉ việc quay vào đó và thay đổi trong mục “Refers to” là xong.
Biểu đồ tự cập nhật
Trong các phiên bản Excel cũ để có thể tạo được một biểu đồ có khả năng tự động cập nhật mỗi khi giá trị tham chiếu thay đổi là rất khó. Nhưng kể từ phiên bản Excel 2003 vấn đề này đã được giải quyết.
Trước tiên bạn hãy biến dữ liệu tham chiếu vẽ biểu đồ thành một danh sách bằng cách vào Data List Create List và lựa chọn vùng dữ liệu của bạn.
Giờ đây sử dụng danh sách này để vẽ biểu đồ thì sẽ rất tiện lợi. Mỗi khi có giá trị mới được bổ sung vào trong danh sách thì vùng dữ liệu tham chiếu và biểu đồ sẽ tự động cập nhật thêm giá trị.
Công thức đúng hay sai?
Khi nhập một công thức vào trong bảng tính bạn thường phải xem xét lại tính chính xác của chúng nhằm đạt được kết quả tính toán đúng như mong đợi. Excel cũng có công cụ giúp bạn đánh giá lại công thức vừa nhập đúng hay sai, xem xét quy trình tính toán trong công thức mà Excel sẽ đi theo. Lấy ví dụ bạn nhập vào công thức =7+5*3 sẽ nhận được kết quả là 22 thay vì 36. Để nhận được kết quả 36 bạn phải nhập =(7+5)*3.
Nếu bạn vẫn thấy chưa chắc chắn vê quy trình tính toán công thức của mình bạn hãy lựa chọn ô chứa công thức rồi vào Tools Formula Auditing Evaluate Formula, Excel sẽ chỉ cho bạn biết.
Dấu cột hay hàng?
Đôi khi trong quá trình xử lý bảng tính bạn muốn ẩn đi một vài dòng hay một vài cột nào đó không cần thiết để tránh rối mắt. Để thực hiện việc này trước bạn hãy lựa chọn hàng và cột bạn muốn ẩn đi rồi vào Format Row Hide hay Format Column Hide. Để hiện trở lại những hàng hay cột đã bị giấu đi bạn hãy vào Format Row Undide hay Format Column Unhide.
Bằng cách này bạn cũng có thể giấu đi cả một Sheet của mình.
Bảo vệ bảng tính
Excel cung cấp cho bạn rất nhiều cách bảo vệ bảng tính khác nhau, bạn có thể bảo vệ cả bảng tính, bảo vệ sheet hay bảo vệ ô nào đó…
Để ngăn chặn người khác không thể mở và sửa đổi bảng tính trên máy của bạn, hãy bảo vệ bằng mật khẩu “Password to open”. Hãy vào Tool Options Security. Bạn nhập mật khẩu vào trường “Password to open” hay mật khẩu vào trường “Password to modify” rồi nhắp chuột vào OK. Bảng tính của bạn đã được bảo vệ, nếu không có mật khẩu thì sẽ không thể mở hay sửa đổi bảng tính của bạn được.
Bên cạnh đó tính năng Tool Protection còn cung cấp cho bạn rất nhiều lựa chọn bảo vệ khác nhau nữa.
Trước tiên là tính năng Bảo vệ Sheet. Bạn hãy vào Tool Protection Protect Sheet. Bạn nhập mật khẩu vào trong mục “Password to unprotect sheet” – đây là mật khẩu để gỡ bỏ mọi hình thức bảo vệ đối với bảng tính đã được bảo vệ. Trong vùng “Allow all user of this worksheet to”, bạn lựa chọn cho phép người sử dụng có thể thực hiện được những thao tác gì trên Sheet đã được bảo vệ. Nếu bạn không lựa chọn gì thì không ai có thể thay đổi được gì trên Sheet đó trừ khi người đó có mật khẩu loại bỏ tính năng Protect Sheet.
Tính năng thứ 2 là Allow User to Edit Range. Đây là tính năng giúp bạn bảo vệ một vùng nhất định trên bảng tính, chỉ những ai được bạn cấp quyền hay có mật khẩu mới được phép sửa đổi trên vùng được bảo vệ này. Tính năng này cũng sử dụng quyền của các user trong hệ điều hành Windows của bạn. Nếu nhiều người sử dụng chung 1 máy bạn có thể cho phép người đó được phép sửa đổi mà không cần đặt mật khẩu.
Tính năng Tool Protection Protect Workbook giúp bạn bảo vệ toàn bộ tệp tin bảng tính của bạn, từ khung cửa sổ đến cấu trúc bảng tính của bạn.
Tính năng Tool Protection Protect and Share workbook giúp bạn theo dõi mọi thay đổi trong bảng tính của bạn. Khi có ai đó thực hiện bất kì thay đổi gì trên bảng tính, Excel sẽ dùng Track Changes để ghi lại và thông báo cho bạn biết.

Ngay mặt cười phải là Ctrl-Shift-$

Mình còn vài cái nữa nè:

Muốn chuyển cửa sổ đang sử dụng: Alt-Tab

Trong excel:

Muốn con trỏ lên đầu hoặc cuối một loạt ô có data hoặc không có data: Ctrl-mũi tên lên (xuống)
Muốn nhập một loạt ô giống nhau về data hoặc công thức: Chọn khối tất cả, nhập dữ liệu vào rồi Ctrl-enter (trong bài terry có nói đến, mình chỉ thêm một ứng dụng thôi)
Muốn chèn thêm dòng: alt->I->R (Nhấn alt xong nhấn I, xong nhấn C. Có nghĩa là alt->insert-row)
Muốn chèn thêm cột: alt->I->C (alt->insert->column)
Muốn xoá dòng: alt->E->D->R (alt->edit->delete->Row)
Muốn xoá cột: alt->E->D->C (alt->edit->delete->column)
Bạn có thể tương tự với tất cả những điều chỉnh khác dựa vào thanh menu sau khi nhấn alt
Muốn về đầu dòng: Home
Muốn về ô A1: Ctrl-home.
Muốn phóng to, thu nhỏ bản tính: Ctrl+
Muốn xem tổng, count, min, max: Click chuột phải vào chữ ready góc trái phía dưới cửa sổ excel, chọn công thức mình cần, sau đó chọn khối tất cả những ô mà mình muốn xem. nhìn vào phía dưới ngang với chữ ready sẽ thấy kết quả
Nếu không nhớ công thức, nhấp chuột vào chữ "fx" gần formula bar, sẽ xuất hiện bảng tính: insert fuction. Bạn có thể tuỳ chọn công thức trong ô: select a category. Nếu cần chi tiết hơn, chọn hàm xong, chọn "help on this fuction". Excel sẽ chi tiết cách trình bày và ví dụ điển hình.

Trong Word:

Qua trái, phải một chữ: ctrl->hoặc ctrl <- Về đầu dòng: home Về cuối dòng: end Chọn một dòng: cho con trỏ về đầu dòng, shift-end. Hoặc cho con trỏ cuối dòng: shift-home. Lên đầu một đoạn: ctrl-mũi tên lên, hoặc xuống. Không phải bác "Terry" nhưng cũng muốn chia sẻ một số kinh nghiệm đã từng trải trong quá trình học và giảng dạy môn Excel Để học tốt và trở thành "cao thủ" như bạn mong mỏi và giải quyết được phần nhiều các yêu cầu của những "bài toán" bằng Excel việc đầu tiên bạn phải nắm thật vững :các kiến thức cơ bản về cell, địa chỉ cell: tương đối, tuyệt đối, nắm vững cách sử dụng ,cấu trúc,tham số của các hàm thường dùng trong quá trình tính toán.lập bản biểu trong Excel như :SUM, VLOOKUP,HLOOKUP,IF,DSUM,COUNT,COUNTIF...v.v Đây là những công cụ giúp các bạn có thể thực hiện được những báo cáo bảng biểu kế toán, thống kê v.v thông qua chương trình Excel. Nâng cao một chút, bạn có thể học sâu về cách tạo những Marco tự động hoặc viết Marco bằng VB tích hợp sẵn trong Excel để làm những công việc lặp lại phức tạp. Ngoài ra muốn "giỏi" cần trang bị một số kiến thức ngoài Excel như: về tính toán,lập báo biểu kế toán, thống kê, thành thạo các chức năng cơ bản ứng dụng trong việc quản lý cơ sở dữ liệu nhỏ và vừa, một ít kiến thức về tổng hợp,phân tích và lập biểu đồ.

Read More